Was ein Produktkonfigurator im Maschinenbau leistet und was nicht

Der Wunsch ist verständlich: Der Kunde stellt seine Maschine online selbst zusammen, erhält sofort einen Preis, und der Vertrieb muss nur noch bestätigen. Für manche Produkte funktioniert das hervorragend. Für viele Maschinenbauer endet der Versuch mit einem teuren Projekt, das am Ende niemand nutzt, weil es Varianten verspricht, die nicht lieferbar sind, oder weil es an der Stelle aufhört, an der die eigentliche Auslegung beginnt.

Ob sich ein Konfigurator lohnt, hängt weniger von der Software ab als von einer ehrlichen Antwort auf die Frage, wie viel Engineering in einem Auftrag steckt.

Was die Forschung zeigt

Produktkonfiguration ist im Maschinenbau gut untersucht, besonders an der Technischen Universität Dänemark. Haug, Hvam und Mortensen befragten 14 engineering-orientierte Unternehmen zu den Folgen ihrer Konfiguratoren. Die Unternehmen schätzten die Verkürzung der Angebotsdurchlaufzeit auf durchschnittlich 85,5 Prozent, im Einzelfall auf bis zu 99,9 Prozent [1]. Es handelt sich um Schätzungen, nicht um Messungen, aber die Größenordnung ist eindeutig.

Konkreter ist eine Fallstudie von Hvam und Christensen bei einem dänischen Hersteller von Zementanlagen. Dort sank die Erstellungszeit für Budgetangebote mit dem Konfigurator von zwei bis fünf Wochen auf ein bis drei Tage, bei deutlich geringerem Engineeringaufwand je Angebot [2]. In einer weiteren Untersuchung eines Engineer-to-Order-Unternehmens fiel die durchschnittliche Angebotsdurchlaufzeit von 8,0 auf 3,3 Tage [3].

Diese Zahlen erklären die Begeisterung. Sie erklären aber nicht, warum viele Konfiguratorprojekte enttäuschen.

Ein Konfigurator bildet ab, was ein Unternehmen über seine Varianten weiß. Wo dieses Wissen nicht geregelt ist, bildet er Unordnung schneller ab.

Die entscheidende Unterscheidung: wie viel Engineering im Auftrag steckt

Kristjansdottir und Kollegen unterscheiden in ihrer Untersuchung drei Fälle [3]. Standardprodukte und konfigurierbare Produkte, die aus festgelegten Optionen zusammengesetzt werden, lassen sich vollständig im Konfigurator abbilden. Aufträge mit geringem Anpassungsaufwand, im Englischen als light engineer-to-order bezeichnet, sind teilweise konfigurierbar, einzelne Merkmale werden manuell ergänzt. Aufträge mit hohem Engineeringanteil, heavy engineer-to-order, lassen sich mit einem Konfigurator nicht abbilden und werden vollständig manuell bearbeitet.

Für den deutschen Maschinenbau ist diese Unterscheidung zentral. Ein Hersteller von Förderbändern mit modularem Baukasten liegt weitgehend im ersten Fall. Ein Sondermaschinenbauer, der für jeden Kunden eine eigene Automatisierungslösung entwickelt, liegt im dritten. Die meisten Betriebe haben Aufträge aus allen drei Gruppen.

Wo Konfiguratorprojekte scheitern

Ungeregelte Variantenlogik. Ein Konfigurator braucht Regeln: welche Optionen sich ausschließen, welche einander bedingen, wie sich der Preis zusammensetzt. In vielen Betrieben liegen diese Regeln nicht dokumentiert vor, sondern in den Köpfen erfahrener Konstrukteure. Wer den Konfigurator baut, bevor die Regeln geklärt sind, baut ihn zweimal.

Falsche Erwartung an den Kunden. Ein Konfigurator setzt voraus, dass der Kunde seine Anforderungen in Optionen übersetzen kann. Bei erklärungsbedürftigen Anlagen weiß er oft nur, welche Aufgabe gelöst werden soll, nicht welche Ausführung dafür nötig ist.

Konfigurator ohne Anschluss. Ein Ergebnis, das als PDF beim Kunden bleibt oder als unstrukturierte E-Mail im Vertrieb landet, verschenkt seinen Wert. Die Daten aus der Konfiguration sind eine vollständig qualifizierte Anfrage und gehören als solche ins CRM.

Die Methodik: Portfolio zuerst, Software danach

Aufträge einordnen. Vor jeder Toolentscheidung steht eine Auswertung der letzten Aufträge: Welcher Anteil ist Standard, welcher konfigurierbar, welcher mit geringem und welcher mit hohem Engineeringaufwand? Erst diese Verteilung zeigt, wo ein Konfigurator Arbeit spart.

Für Standard und konfigurierbare Produkte: vollständige Konfiguration. Hier ist der klassische Konfigurator mit Preis und technischer Prüfung sinnvoll, idealerweise mit direkter Übergabe in Angebot und Auftrag.

Für Aufträge mit geringem Anpassungsaufwand: Konfiguration mit Richtpreis. Der Konfigurator erfasst die Grunddaten und gibt eine Preisspanne aus, verbunden mit dem Hinweis, dass die endgültige Auslegung im Gespräch erfolgt. Das ist ehrlich, gibt dem Kunden eine Orientierung und dem Vertrieb eine Anfrage mit allen Eckdaten.

Für Sonderanlagen: strukturierte Anfrage statt Konfigurator. Hier hilft ein geführtes Anfrageformular, das Aufgabe, Ausbringung, Bauraum und Schnittstellen abfragt. Es leistet für Sonderanlagen das, was ein Konfigurator für Standardprodukte leistet: Die Klärung beginnt mit vollständigen Angaben.

Messen, wo Kunden aussteigen. Ein Konfigurator auf der Website erzeugt Daten darüber, an welchem Schritt Interessenten abbrechen. Diese Information zeigt, welche Optionen unklar sind oder wo die Preisstruktur abschreckt, und sie ist mit der richtigen Messung auf der Website ohne großen Aufwand verfügbar.

Das Ergebnis

Richtig eingesetzt verkürzt ein Konfigurator die Angebotszeit dort, wo Produkte geregelt sind, und liefert dem Vertrieb qualifizierte Anfragen dort, wo sie es nicht sind. Er ist dann kein Ersatz für technische Beratung, sondern ihre Vorbereitung. Und er zwingt das Unternehmen zu einer Klärung, die sich auch ohne Konfigurator lohnt: zu wissen, welche Varianten es eigentlich anbietet und was sie kosten.